Дон Аслетт, Кэрол Картаино

Как успевать жить и работать

БЛАГОДАРНОСТИ

За помощь в создании этой книги нам бы хотелось поблагодарить следующих людей:

Оскара Коллиера, который оказывал нам моральную поддержку, делился бесценным опытом офисной работы, а также обеспечил книге необходимую рекламу.

Марту Якоб и Дженни Бехимер, которые помогали собирать по крупицам ценную информацию о новых технологиях из мира офиса.

Тоби Хайнеса, Майкла Паттона Хувера, Джуди Миллз и Сьюзан Вадделл, которые издалека делились с нами своими знаниями.

Бабушку Энн Картаино, которая сделала легкой заботу о ребенке, пока мама «делала работу легко».

А также многих других, нашедших время поделиться с нами своим опытом, а именно:

Мэрилин Александер, Кэвина Воттса, Джерома Кэйси Джуда, Джима Долса, Элен Картаино, Леона Кинга, Марка Кирка, Ширли Крик, Чарльза С.

Крэйнца, Барбару МакАнанич, Роуз Фишер Меркович, Паулину Мэриш, Карен Рено, Эдда Рэйча, Анджелу и Питера Сидел, Эрнеста Смоли, Дэйва Стоддарта, Холлиса Стивенсона, Мэрилин М. Стюарт, Ричарда Ван Цента, Центр Офисных Поставок, Линду Чэни, Барбару Шумахер и Дарлин Юлинг.

ЗАМЕТКИ ЧИТАТЕЛЮ

Кэрол Картаино работала главным редактором в крупном издательстве, когда ей в руки попала моя первая любительская книжка, вышедшая самиздатом («Как оптимизировать работу по дому»). Она увидела в ней бриллиант без оправы и взялась отредактировать ее, после чего та разошлась миллионным тиражом. Затем Кэрол предложила мне написать другую книгу, в форме вопросов-ответов.

Эта книга («Что важнее: отдых или работа?») была столь же блестяще отредактирована и получила еще больший успех. Далее последовали другие двадцать три мои книжки, отредактированные Картаино, и, благодаря ее таланту и усердию, они также были благодушно приняты читателями.

С 1980 года мы выпустили 25 книг, и вот настало время для совместного авторского проекта.

Теперь, являясь независимым редактором и соавтором, Кэрол добавляет во все мои книжки и брошюры собственноручно собранный и тщательно отобранный материал. Она трудится до полуночи - с маркером в руке или сидя за компьютером делая все для того, чтобы книжка не получилась скучной, чтобы каждая строчка и каждый параграф были живыми и непринужденными.

Однажды одно крупное издательство предложило нам опубликовать книгу о том, как можно научиться работать легко. Поскольку мы уже были хорошо знакомы с этой тематикой и успели ее полюбить, то решили написать очередную, 26-ю книгу, то есть ту, которую вы держите в руках. Как и в процессе работы над нашими предыдущими книгами, Кэрол сначала проверяла точность информации, почерпнутой мною из раз ных источников, а затем обрабатывала и структурировала ее. К имеющимся данным она добавляла свои идеи и примеры, а также истории из жизни, услышанные ею самой. Она также составила собственную галерею лучших офисных работников, в которую вошли самые различные ее знакомые: секретарши и продавцы офисного оборудования, почтальоны и начальники крупных компаний.

Таким образом, в результате кропотливого труда по сбору, анализу и компоновке материала, родилась наша книга. Это отличное пособие, содержащее множество свежих идей и мыслей, а также оригинальных и полезных советов, помогающих делать работу легко!

Дон Аслетт

ВВЕДЕНИЕ

Многие люди из провинции уверены, что нет работы проще, чем офисная.

Они полагают, что выучившись и получив должность в офисе, вчерашние рабочие с фабрики осуществят свою мечту найти легкую и необременительную должность. Однако имея 40-летний стаж работы в офисе, я бы назвал ее самой изнурительной из всего, чем я когда-либо занимался.

В юности мне доводилось работать на скотном дворе и на полях, принадлежащих одной большой ферме, где, помимо основных обязанностей, я выполнял и различные строительные работы.

Я подолгу трудился и в стужу, и в зной: усмирял громадных быков и пас свиней, следил, чтобы они не разбредались по сторонам; управлял уборочными машинами и другой техникой. Мне приходилось работать в клубах пыли и при таком сильном шуме, что я ощущал себя находящимся в эпицентре песчаной бури. До достижения совершеннолетия я успел побывать маляром, каменщиком, дворником, строителем. Мне было мало двенадцатичасового рабочего дня, и я работал по шестнадцать-восемнадцать часов в сутки. Однако вечером я чувствовал себя только физически усталым и никогда - изнуренным. Я работал на свежем воздухе, среди таких же работяг, как и я, и каждый раз с нетерпением ждал начала нового рабочего дня - физический труд доставлял мне удовольствие, кроме того он полезен, развивает мышцы и успокаивает нервы.

Потом я поступил в колледж, где все преподаватели внушали нам, студентам, одну и ту же мысль: «Набирайтесь ума, и вам не придется делать грязную работу». Каждый из нас мечтал, что в один прекрасный день он наденет костюм, возьмет в руки портфель и займет место за рабочим столом.

И вот однажды случилось неожиданное: местной средней школе потребовался учитель английского языка и риторики. Мое образование, помноженное на приобретенный опыт, делало меня очень подходящим кандидатом на эту должность.

Помнится, я подумал тогда: «Наконец-то сбудется моя мечта! Меня ждет спокойная интеллектуальная работа в комнате за столом!» И я решился.

От меня требовалось присутствие на рабочем месте с 8.30 утра до 15.30 дня, кроме того мне полагался один обеденный перерыв. Более легкую работу было трудно себе представить!

Прошло две недели. Однажды вечером я лежал на диване и чувствовал себя настолько обессиленным, что даже не мог подняться к ужину. Жена заподозрила у меня гепатит. С началом моей офисной карьеры состояние разбитости, вымотанности и упадка сил по вечерам стало для меня привычным.

Без сомнения, это была самая тяжелая работа из всего, с чем мне приходилось сталкиваться.

Я испытывал колоссальную умственную и эмоциональную нагрузку. Такой вид деятельности требовал своих, особых жертв. В офисе мы имели возможность работать без неустанного контроля сурового надсмотрщика, поэтому для каждого из нас была особенно важна строгая самодисциплина.

Постоянно пребывая в обществе коллег, мы были вынуждены тщательно следить за своими словами и действиями, чтобы ненароком не «выпустить пар» на сослуживца или не обидеть кого либо фамильярностью. Мы трудились в закрытом помещении и, как правило, видели солнце только по дороге в офис и обратно. Каждый из нас был стильно одет, в свободное время занимался спортом, а будучи на рабочем месте терпеливо справлялся с новыми и новыми интеллектуальными задачами.

Недавно я наблюдал, как протекает рабочий день генерального директора компании, где я сейчас работаю (компания занимается организацией уборки помещений). Телефон в его кабинете постоянно сообщал плохие новости, вынуждавшие принимать жесткие решения. У дверей кабинета выстраивалась очередь из посетителей - продавцов, аудиторов, бухгалтеров.

Приходили тонны почты, требующей срочной обработки: бизнес не терпит промедлений.

Необходимо было отвечать на претензии адвокатов, грозящих судебными разбирательствами, а затем присутствовать на конференции. Работа казалась бесконечной, она отнимала у бедняги все время и силы. Неделю же спустя я услышал слова его восемнадцатилетней дочери, описывающей работу своего отца: «О, он целый день сидит в большом офисе на мягком кресле и отвечает на телефонные звонки».

Авторы этой книги хотят показать сегодняшним и будущим офисным работникам, что их труд - отнюдь не пустая трата драгоценного времени в жизни. Ведение переговоров и координация потока работы в офисе, где бы тот ни находился, - в маленьком городке или деловом центре мегаполиса, - напоминают действия дрессировщика в клетке с тиграми. А укрощение тигров - достойное занятие. И мы можем «укротить » нашу работу! Как? Сделав ее проще. В этом и состоит главная задача этой книги: предоставить вам возможность сделать свою работу легкой и даже веселой.

Здесь вы не найдете невнятных советов, которыми изобилуют другие издания по похожей тематике.

Все идеи и рекомендации, содержащиеся в нашей книге, взяты из реальной жизни. Они были получены от людей, проводящих свое рабочее время в кабинетах, за баррикадами из письменного стола, телефона и клавиатуры.

Вы можете не согласиться с тем, что все предложенные нами советы полезны. Но мы уверены в том, что вы откроете для себя по крайней мере полдюжины новых идей, которые помогут сделать ваше пребывание в офисе более легким и приятным!

Дон Аслетт

1. ПРИВЕДИТЕ СВОИ ДЕЛА В ПОРЯДОК

В старой школе деревни Сахарная долина было только две классные комнаты, в них размещались восемь классов. В большой аудитории, помимо моей группы, занимались еще три. Вдоль стен в ней висели грифельные доски. Помимо записей, предназначенных для занятий, - схем, рисунков, выдержек из лекций учителей - на них помещались объявления, вывешивалось расписание. Также к доскам были прикреплены телевизоры и электронное табло.

К концу недели на досках накапливалось огромное количество информации: грамматические правила и новые слова для заучивания, математические формулы и задачи, домашние задания. Каждый боялся случайно стереть что-нибудь важное, постепенно свободного места на доске оставалось все меньше, и к пятнице писать было почти негде.

Грифельная доска становилась уродливой, надписи громоздились на ней в беспорядке, образовывая хаотичную путаницу, в которой можно было различить по меньшей мере двадцать пометок «не стирать».